Bisnis ritel diminati banyak pengusaha pemula. Salah satu tahapan yang krusial adalah bernegosiasi dengan pemasok barang. Bagaimana mendapatkan hasil yang menguntungkan, berikut beberapa TIPS untuk anda bernegosiasi dengan supllier/pemasok :
1. Jangan Bernegosiasi dengan yang tak punya otoritas .
- Best negosiator, Best Result. ; Kondisi terbaik hanya akan mungkin didapat dari orang yang memang berkompeten untuk melakukan negosiasi. Person dengan kapasitas yang tepat sebagai negosiator yang berkompeten mewakili perusahannya akan memiliki wawasan dan pertimbangan yang lebih luas dan futuristic. Oleh karena itu upayakan hanya bernegoisasai dengan negosiator terbaik yakni orang yang mewakili perusahaan dengan posisi terbaik atau tertinggi.
- Ask for best negosiator ; Jangan ragu menanyakan kompetensi negosiator lawan dalam mengambil keputusan terkait dalam hal yang dinegosiasikan. Tentu saja dengan cara yang baik. Lakukan hal ini pada saat konfirmasi pertemuan. Tandaskan bahwa ini pertemuan yang sangat penting. Pastikan juga dalam diri anda bahwa setiap pertemuan negosiasi yang anda lakukan adalah penting, sama pentingnya dengan posisi anda bagi perusahaan. Karena pertemuan ini adalah pertemuan yang penting, maka katakan bahwa anda hanya ingin melakukannya dengan orang yang juga penting, yang berkompeten untuk itu.
- Non Competence Negotiator, waste time. ; Melakukan negosisasi dengan orang yang tidak berkompeten hanya akan membuang waktu karena akan melimpahkan atau selalu mengkonsultasikan hal yang harus diputuskan begitu dihadapkan pada tahap pengambilan keputusan.
Pada saat presentasi, dengarkan dan simak dengan baik penawaran yang disampaikan. Jangan ragu untuk menginterupsi dengan cara yang baik dan meminta penjelasan atas hal yang dirasa kurang jelas. Catat poin demi poin yang dirasa penting untuk dibahas kemudian dalam forum tanya jawab. Mendengarkan dengan baik dan aktif akan menunjukkan bahwa kita antusias untuk menyimak apa yang disampaikan dan itu akan berarti bahwa anda menaruh rasa hormat.
3. Lontarkan Pertanyaan Sebanyak Mungkin
- More question more info ; Jangan biarkan forum pertemuan negosiasi sepi pertanyaan. Bertanyalah sebanyak mungkin untuk menggali informasi yang mungkin didapat sekaligus kita dapat menilai/ mengukur kualifikasi negosiator lawan dari jawaban dan argumentasinya.
- More question less confuse ; Jangan berpikir bahwa mengajukan pertanyaan hanya akan membuat kita tampak bodoh. Justru bertanya adalah satu – satunya cara untuk menghindari kebingungan akibat kurangnya informasi yang kita peroleh. Banyak bertanya akan menghindarkan diri dari kehilangan arah dan poin – poin penting yang dibahas.
- More info more opportunity ; Lebih banyak informasi bisa didapatkan dari pertanyaan yang diajukan secara cerdas, detail, terarah dan bersifat menggali. Bila diperlukan ajukan pertanyaan untuk meminta penjelasan yang lebih jelas dan lebih rinci. Dengan demikian kita akan mendapatkan informasi yang lebih banyak. Dengan lebih banyaknya informasi akan semakin banyak peluang untuk menggiring negosiator lawan kearah statement untuk menyepakati kondisi yang kita harapkan.
- Try not to open at first ; Tahan niatan anda untuk menjadi yang pertama membuka harga dari tiap kondisi yang di negosiasikan. Membuka angka lebih dulu akan menutup peluang mendapatkan lebih banyak yang mungkin diberikan oleh lawan negosiasi. Misalnya pada saat menegosiasikan potongan harga dalam rangka promosi anda langsung mengatakan bahwa anda mengharapkan nilai sebesar 5% yang anda pikir cukup besar mengingat diskon rutin 2%. Padahal disisi lain pemasok telah menganggarkan promotion discount 8% ( yang juga diberikan kepada competitor anda ). Dengan demikian anda telah kehilangan 3% yang mestinya anda peroleh. Anda kehilangan potensi untuk mendapatkan yang lebih banyak atau kondisi yang lebih baik hanya karena anda membuka angka terlebih dahulu.
- Membuka angka terlebih dulu juga hanya akan menunjukkan bahwa anda negosiator yang cepat puas, yang tidak mempunyai kegigihan untuk mencoba mendapatkan kondisi yang lebih baik. Oleh karena itu, camkan dalam ingatan anda bahwa jangan pernah menjadi pihak yang pertama membuka harga. Justru yang harus anda lakukan adalah meminta pemasok untuk memberikan penawaran kondisi terbaik untuk anda. Pancing pihak lawan untuk menawarkan dan atau membuka angka/harga.
- More asking less giving ; Walaupun pada prinsipnya kita harus take and give, namun perlu diingat bahwa ini adalah pertandingan. Lebih banyaklah meminta dan sesedikit mungkin memberi.
- Berpeganglah pada form negosiasi yang membreakdown permintaan alternative anda dalam bentuk pointers dengan definisi yang relative berkaitan. Sampaikan satu persatu, jangan sekaligus
- Impressing the benefits ; Tekankan bahwa tujuan pertemuan adalah untuk mendapatkan benefit dari kondisi kerjasama/ kesepakatan yang saling menguntungkan. Bahwa pertemuan negosiasi ini adalah suatu perwujudan atau konsekuensi dari adanya hubungan kerjasama yang saling menguntungkan secara berkesinambungan. Bahwa pertemuan ini bukanlah sekedar forum untuk unjuk kepiawaian sang negosiatirnya memenangkan negosiasi. Lebih dari itu ini adalah forum untuk secara kreatif menggali setiap potensi dan peluang yang mungkin dapat memberikan manfaat bagi ke dua belah pihak dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
- Impressing non risky feeling ; Yakinkan bahwa manfaat yang akan diperoleh secara timbal balik merupakan hasil dari diberikannya kondisi terbaik yang mungkin. Bahwa tanpa ada yang diberikan tak ada yang bakal diperoleh. Menekankan persepsi pemberian kondisi terbaik pada kita adalah suatu bentuk investasi untuk mendapatkan manfaat dari pertumbuhan bersama yang mungkin dan bukan berarti suatu penambahan biaya yang akan mengurangi margin keuntungan pada saat itu.
- Taking advantage of the future ; Bahwa manfaat kerjasama bisnis bukan pada konteks hari ini, melainkan pada hari – hari mendatang. Bahwa kondisi terbaik yang diberikannya adalah investasi untuk keuntungan yang lebih besar dimasa yang akan datang.
What’s the best offered ? Tekankan untuk mendapat penawaran yang terbaik dibandingkan dengan yang diberikan kepada competitor anda. Selalu bertanya apa yang terbaik yang akan anda berikan untuk kami? Jangan, bertanya apa yang akan anda berikan untuk kami?. Jangan pernah merasa puas dengan penawaran’segitu’ untuk anda. Pikirkan selalu bahwa anda memang pantas mendapatkan kondisi terbaik yang mungkin. Tekankan no mercy for non best offering.
7. Ask for the Other Alternatife
- Asking for other offerings ; Selalu dan segera, setiap satu kesepakatan untuk suatu event/ kondisi telah tercapai, susul dengan pertanyaan. ‘ masih adakah ide/ hal lain yang ditawarkan atau dapat digarap bersama?’ hal ini dilakukan untuk menambahkan peluang yang sebanyak mungkin dapat memberikan benefit. Misalkan anda sudah dapat deal untuk additional promotion discount sebesar 5%, segera susul dengan pertanyaan atau permintaan seperti., “ Pak/Bu, gimana kalau kasih free sampling juga agar tambah meriah.” dan sebagainya.
- More alternatife, more option, more possibilities, more gained ; Lebih banyaknya alternative akan berarti lebih banyak pilihan dan lebih banyaknya kemungkinan dan peluang sehingga pada akhirnya memberikan lebih banyak manfaat.
- Minutes of the meeting ; Setelah pertemuan negosiasi selesai, buatlah minutes meeting sebaik mungkin dan sampaikan kepada seluruh partisipan.
- Meeting follow up ; Lakukan follow up dengan EBAS ( Evaluate, Benchmark, Analyze, Summarize )
- Evaluasi hasil pertemuan, yakni dengan cara membandingkan kondisi hasil pertemuan dengan alternative yang sudah kita tetapkan atau targetkan, berapa persen pencapaiannya.
- Benchmark dengan kondisi pasar, yaitu membandingkan kondisi yang diperoleh dalam forum pertemuan dengan hasil survey competitor yang segera dilaksanakan pasca pertemuan negosiasi dan dengan kondisi yang sudah diberikan pada periode sebelumnya. Apakah wajar atau tidak wajar, memuaskan, tolerable atau tidak memuaskan.
- Kemudian analisis keseluruhan hasil negoisasi dengan mengcompile hasil evaluasi alternative dan benchmarking seperti di atas.
- Langkah terakhir adalah membuat kesimpulan atas hasil negosiasi.
- File the negotiation result. Simpan hasil negosiasi, mulai dari notulen, draft hasil negosiasi sampai MOU atau gentlement agreement berikut catatan – catatannya untuk kepentingan negosiasi berikutnya.
